Modelo de email de reclamación de factura impagada (4 plantillas 2026)

Cuándo reclamar una factura impagada

La regla general en España la fija la Ley 3/2004 de morosidad: salvo pacto distinto entre las partes, una factura entre empresas vence a los 30 días naturales desde la entrega del bien o servicio (60 días como máximo). A partir de ahí, ya puedes reclamar.

En la práctica, lo que mejor funciona es escalar la presión poco a poco en función de los días de retraso:

Si saltas pasos (mandar un email durísimo el día 3) quemas la relación. Si te quedas corto (seguir mandando emails amables el día 60) el cliente percibe que no pasa nada y aprende a pagarte el último.

5 errores típicos al reclamar por email

1. 1. Tardar demasiado. Si esperas 30 días para mandar el primer recordatorio, el cliente ya ha decidido que tu cobro no es prioridad. Manda el primer aviso el día 3-5.
2. 2. Usar siempre el mismo tono. Mandar 4 emails amables seguidos es ineficaz. Hay que escalar.
3. 3. No adjuntar la factura. Adjuntar el PDF elimina la excusa típica "no la encuentro, ¿me la reenvías?".
4. 4. Amenazar antes de tiempo. Mencionar burofax o ASNEF en el día 5 te hace quedar como histérico y rompe la relación.
5. 5. No detectar respuestas. Si el cliente responde "ya pagué" y le sigues mandando recordatorios, lo pierdes para siempre.

Las 4 plantillas (copia y pega)

Sustituye los campos entre llaves {NOMBRE_CLIENTE} por los datos reales de tu factura.

Hola {NOMBRE_CLIENTE},

Espero que estés bien. Te escribo para recordarte que la factura {NUMERO} con fecha {FECHA_FACTURA} por importe de {IMPORTE}€ tenía vencimiento el {FECHA_VENCIMIENTO} y, a día de hoy, aún la veo pendiente en nuestro sistema.

Entiendo perfectamente que se puede traspapelar entre tantos correos. ¿Podrías echarle un vistazo cuando tengas un momento y confirmarme si necesitas que te reenvíe el PDF o los datos bancarios?

Si ya la has abonado en los últimos días, perdona el toque y por favor ignora este mensaje.

Un saludo,
{TU_NOMBRE}
{TU_EMPRESA}

Estimado/a {NOMBRE_CLIENTE},

La factura {NUMERO}, por importe de {IMPORTE}€, venció el {FECHA_VENCIMIENTO} y a día de hoy continúa pendiente de pago.

Te agradecería que regularizases la situación en los próximos 5 días naturales mediante transferencia a la cuenta indicada en la factura. Si existe algún problema con el servicio prestado o con la facturación, por favor comunícamelo cuanto antes para resolverlo conjuntamente.

En caso de que ya se haya realizado el pago, te ruego me envíes el justificante para poder cuadrarlo.

Quedo a la espera de tu respuesta.

Atentamente,
{TU_NOMBRE}
{TU_EMPRESA}

Estimado/a {NOMBRE_CLIENTE},

Mediante el presente le notifico formalmente que la factura {NUMERO}, emitida el {FECHA_FACTURA} por importe de {IMPORTE}€, lleva {DIAS_VENCIDA} días vencida sin haber sido satisfecha.

Conforme a la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales, le requiero formalmente al abono íntegro de la deuda, más los intereses legales devengados, en un plazo máximo de 10 días naturales desde la recepción de este correo.

Transcurrido dicho plazo sin recibir el pago ni una propuesta concreta de regularización, me veré obligado a iniciar las acciones legales oportunas para la reclamación de la deuda, incluida la posible inscripción en ficheros de morosidad (ASNEF, RAI) y la reclamación judicial, cuyos costes (intereses de demora, costas procesales y honorarios de procurador) serán íntegramente a su cargo.

Confío en su pronta respuesta para evitar dichas medidas.

Atentamente,
{TU_NOMBRE}
{TU_EMPRESA}

{NOMBRE_CLIENTE},

Le comunico que la factura {NUMERO}, por importe de {IMPORTE}€, lleva {DIAS_VENCIDA} días vencida sin atender, pese a los recordatorios previos.

Este correo constituye el ÚLTIMO requerimiento extrajudicial antes de proceder a:

1. Envío de burofax con certificación de contenido y acuse de recibo.
2. Inclusión en los ficheros de información sobre solvencia patrimonial (ASNEF, RAI).
3. Reclamación judicial vía procedimiento monitorio (art. 812 LEC).
4. Reclamación íntegra de los intereses legales de demora, costas procesales y honorarios de procurador, que correrán por su cuenta.

Dispone de 7 días naturales desde la fecha de este correo para abonar la totalidad de la deuda o presentar una propuesta concreta de regularización.

Transcurrido dicho plazo, las actuaciones se iniciarán sin más aviso.

{TU_NOMBRE}
{TU_EMPRESA}

Qué hacer si el cliente no contesta

Si tras las 4 plantillas el cliente sigue sin pagar ni dar señales, tienes tres caminos en España:

• Burofax con certificación de contenido. Coste ~30€. Suele desbloquear el 40-50% de los casos solo por la presión psicológica. Vale como prueba en juicio.
• Procedimiento monitorio (art. 812 LEC). Sin abogado ni procurador hasta 2.000€. Si el deudor no se opone en 20 días, hay título ejecutivo directo.
• Inscripción en ASNEF / RAI. Solo si la deuda está documentada y vencida. Daña el rating crediticio del cliente y lo presiona muchísimo.

¿Es legal reclamar por email? (RGPD)

Sí. Reclamar el pago de una factura emitida en el marco de una relación comercial está amparado por la base jurídica del interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) y por la propia ejecución del contrato (art. 6.1.b). No necesitas un consentimiento expreso para mandar emails de cobro.

Lo que sí debes respetar: no compartir los datos del deudor con terceros (salvo cesión legítima a una empresa de recobro o registro de morosos), guardar las pruebas con la diligencia debida y permitir el ejercicio de derechos ARCO si el cliente los reclama.

Cómo automatizar todo el proceso

Copiar plantillas funciona, pero requiere que tú estés pendiente de cada vencimiento, escojas el tono correcto, mandes el PDF, detectes si el cliente responde y pauses los recordatorios cuando hace falta. Sumas fácilmente 5-10 horas al mes persiguiendo cobros.

Saldea hace exactamente eso por ti: importas tus facturas, configuras tu tono, y la IA se encarga del resto. Detecta cuando el cliente paga o discute, escala el tono según los días de retraso, y solo te avisa cuando hay algo importante.