Lo primero: ¿ha prescrito?

Las deudas comerciales prescriben a los 5 años según el Código Civil (Art. 1964). Si tu factura tiene menos de 5 años, todavía puedes reclamar.

Importante: cualquier reclamación (email, burofax, conversación) "interrumpe la prescripción" y reinicia el contador. Si llevas 4 años reclamando, sigues teniendo derecho.

Reactivar la conversación

"Hola [nombre], retomo contacto sobre la factura [X] del [fecha]. Ha pasado tiempo pero la deuda sigue siendo válida. Calculados los intereses Ley 3/2004 desde el vencimiento ([Y] días) + 40€ de indemnización: total adeudado [Z]€. ¿Cuándo podemos cerrarlo?"

El truco de los intereses acumulados

Una factura antigua tiene MUCHOS intereses devengados. Ejemplo:

Factura 5.000€ vencida hace 1 año: +625€ intereses + 40€ = 5.665€
Factura 5.000€ vencida hace 2 años: +1.250€ intereses + 40€ = 6.290€
Factura 5.000€ vencida hace 3 años: +1.875€ intereses + 40€ = 6.915€

Comunícalo al cliente. A muchos les sorprende y prefieren pagar lo original antes de que crezcan más.

Opciones por antigüedad

1-6 meses: emails escalados + burofax + monitorio. Procedimiento estándar.
6-12 meses: burofax inmediato + monitorio en paralelo.
1-3 años: directo a monitorio. Empresa especializada de recobros si la deuda es grande.
3-5 años: última oportunidad. Monitorio urgente.
+5 años: prescrita. Sólo si has interrumpido la prescripción con reclamaciones.

Cuándo soltar

Suelta si:

✗ Cliente entró en concurso y eres acreedor menor
✗ Cliente desapareció sin localizar
✗ La deuda es < 500€ y el monitorio te costaría tiempo igual

Apunta como gasto fiscal "crédito incobrable" y olvídate. Mejor para tu salud mental.